فهرست مندرجات

    - بخش اول - ثبت نام در نمايشگاه و پرداخت هزينه اجاره بها غرفه
    - بخش دوم- ضوابط مربوط به عرضه و نمايش كالاهاي نمايشگاهي
    - بخش سوم- ضوابط و نحوه محاسبه هزينه ارزي يا ريالي غرفه ها
    - بخش چهارم - امور فني و ساخت و ساز غرفه ها
    - بخش پنجم- ضوابط انصراف از مشاركت و يا كاهش فضاي رزرو شده
    - بخش ششم- واگذاري و چيدمان غرفه ها
    - بخش هفتم- حفاظت و امنيت غرفه ها
    - بخش هشتم - تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه
    - بخش نهم - ضوابط صدور كارت شناسايي و كارت پاركينگ
    - بخش دهم - نحوه انجام تبليغات محيطي در زمان برپايي نمايشگاه
    - بخش يازدهم - ساير موارد

مقررات عمومي اولين نمايشگاه بين المللي صنعت گردشكري و هتل داري ايران
ضمن استقبال از توجه و تمايل آن واحد محترم نسبت به حضور در سومین نمايشگاه بين المللي صنعت گردشگري و هتل داري ايران ، توجه جنابعالي را به اين نكته جلب مي نمايد كه عدم مطالعه كامل مقررات نمايشگاهها همواره باعث بروز پاره اي مشكلات در امر برپايي نمايشگاه مي شود كه ناشي از عدم آگاهي شركت كنندگان از قوانين و ضوابط موجود در اين خصوص مي باشد . لذا از كليه متقاضيان محترم تقاضا مي شود قبل از تكميل نمودن فرم ثبت نام و حضور در نمايشگاه اين مقررات را بطور كامل و دقيق مطالعه فرمايند.
تكميل و تحويل فرم ثبت نام از سوي شركت كننده به برگزاركننده بدين معني تلقي مي شود كه متقاضي مشاركت در نمايشگاه بدواً مقررات مربوطه را مطالعه نموده و با علم و آگاهي كامل از قوانين موجود نسبت به انجام مراحل ثبت نام و حضور در نمايشگاه اقدام نموده است. لذا مسئوليت هرگونه اقدام يا ناهماهنگي كه بدليل عدم آگاهي از مقررات نمايشگاه از سوي شركت كنندگان صورت پذيرد بر عهده ايشان بوده و برگزاركننده از عواقب ناشي از آن مبرا مي باشد.

بخش اول - ثبت نام در نمايشگاه و پرداخت هزينه اجاره بهاء غرفه

1. متقاضيان ثبت نام در نمايشگاه مي بايد فرم درخواست مشاركت را تكميل و در مهلت تعيين شده به برگزاركننده تحويل نمايند.
2. برگزاركننده در پذيرش درخواستها اختيار تام دارد.
3. شركت كنندگان بايد كل هزينه مشاركت را بر اساس فضاي مورد درخواست به هنگام ثبت نام به شماره حساب اعلام شده پرداخت و رسيد آنرا به همراه فرمهاي درخواست مشاركت به برگزاركننده تحويل نمايند.
4. لطفاً قبل از تاييد مشاركت از سوي برگزاركننده نسبت به واريز وجوه اقدام ننماييد . واريز وجه ثبت نام قبل از تأييد برگزاركننده هيچگونه حقي را براي واريز كننده ايجاد نمي كند.
5. درصورت پرداخت وجه مشاركت بصورت چك، تنها چك شركت متقاضي قابل پذيرش بوده و برگزاركننده از پذيرفتن چك اشخاص و يا چك ساير شركتها از سوي شركت كنندگان معذورميباشد.
6. نظم و ترتيب متقاضيان در انجام به موقع مراحل مختلف ثبت نام ( تكميل فرمها بطور دقيق و كامل، واريز وجه، تحويل رسيد پرداخت و … )در تخصيص مكان مناسبتر مؤثر خواهد بود.
7. مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوي متقاضي، ملاك اقدامات بعدي قرار ميگيرد. لذا متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مدنظر قرار خواهد گرفت.
8. درج مشخصات شركت كنندگان و شرح فعاليت آنها در كتاب رسمي نمايشگاه به دو زبان فارسي و انگليسي توسط برگزاركننده و در ازاء دريافت هزينه آن انجام خواهد شد. اين امر اجباري بوده و كليه شركت كنندگان به منظور گردآوري مجموعه اي پربار و مفيد ملزم به ارائه به موقع اطلاعات و مشخصات خود به هر دو زبان فارسي و انگليسي بطور كامل و پرداخت هزينه مربوطه ميباشند. هزینه درج اطلاعات ( به جز آگهی) در کتاب رسمی نمایشگاه مبلغ 400000 ريال به ازاء هر شرکت داخلی و 45 یورو به ازاء هرشرکت خارجی یا نمایندگیها میباشد .
9. اطلاعات تكميل شده در فرم مشاركت توسط شركت كنندگان به همان صورت در كتاب نمايشگاه درج مي شود و در صورت نقص يا عدم صحت آنها مسئوليتي متوجه برگزاركننده نخواهد بود.
10. درخواست اعمال هر گونه تغييري در مندرجات فرم ثبت نام يا ساير فرمها، تنها بصورت مكتوب توسط شركت كننده امكانپذير خواهد بود.

بخش دوم - ضوابط مربوط به عرضه و نمايش كالاهاي نمايشگاهي

11. شركت كنندگان تنها مجاز به عرضه آن دسته از كالاهايي مي باشند كه در چارچوب موضوع نمايشگاه قرار دارد . در صورت توليد چند نوع محصول توسط يك واحد توليدي و يا ورود چند نوع كالا توسط يك واحد بازرگاني و صرفا " نمايش كالاهاي مرتبط با موضوع نمايشگاه مجاز بوده و ارائه ساير اقلام ممنوع مي باشد.
12. كالاها و محصولات مورد عرضه در نمايشگاه بايد از كيفيت بالا و مناسب ارائه در يك نمايشگاه بين المللي برخوردار بوده به گونه اي كه در صورت حضور شركت هاي خارجي قابليت مقايسه با نمونه هاي مشابه خارجي را داشته باشند.
13. فروش مستقيم كالا ها در محل غرفه و در ايام برپايي نمايشگاه ممنوع مي باشد. غرفه داران محترم تنها مجاز به بازاريابي كالا يا خدمات خود در محل نمايشگاه و تحويل آنها در محل فروشگاه يا شركت خود مي باشند.
14. كالاهاي عرضه شده در نمايشگاه با شعائر اسلامي مغايرت نداشته باشند.
15. نمايش اقلام تبليغاتي مانند پوستر ،بروشور ،كاتالوگ ، عكس ، فيلم و... مربوط به كالاهاي خارجي كه در آنها از تصاوير مغاير با شعائر اسلامي استفاده شده است در محل غرفه ممنوع مي باشد.

بخش سوم - ضوابط و نحوه محاسبه هزينه ارزي يا ريالي غرفه ها

16. براي كالاهاي ساخت داخل ارائه پروانه توليد يا گواهي ساخت يا پروانه بهره برداري كارگاه ضروري است.
17. شركت هاي خارجي شر كت كننده در نمايشگاه يا نمايندگي هاي معتبر آنها مي توانند با بهره گيري از تسهيلات مشاركت در نمايشگاههاي بين المللي تا 2 نمونه از هر نوع كالا يا ماشين آلات خود را بدون ثبت سفارش و گشايش اعتبار اسنادي بصورت قطعي ترخيص نموده و به فروش برسانند . ضمناً شركتهاي داخلي مي توانند با بهره گيري از اين تسهيلات نسبت به خريد اينگونه اقلام از ايشان اقدام نمايند . شايان ذكر است كه اين تسهيلات صرفاً ويژه نمايشگاههاي بين المللي در نظر گرفته شده است.
18. شركتهايي كه نمايندگي انحصاري يك يا چند شركت خارجي را عهده دار مي باشند بايد گواهي نمايندگي خود را كه به تأييد شركت خارجي اصلي رسيده است به هنگام ثبت نام به برگزاركننده ارائه دهند، در غير اينصورت و در صورت ارائه همان كالا توسط شركتهاي ديگر اعتراضي از سوي شركت نماينده پذيرفته نخواهد بود.
19. تنها براي شركتهاي داخلي كه توليد كننده محصول ساخت داخل كشور هستند و مداركي دال بر اين امر دارند مبناي محاسبه هزينه مشاركت بصورت ريالي ميباشد. عرضه هرگونه كالاي خارجي و يا حتي نمايش پوستر، بروشور، فيلم يا عكس كالاهاي خارجي و بطور كلي هرگونه تبليغ براي كالاي خارجي تنها در صورتي مجاز است كه هزينه هاي مربوطه بر اساس تعرفه شركتهاي خارجي يا نمايندگيهاي خارجي پرداخت شده باشد.
20. چنانچه نمايش كالا توسط واحد توليدي داخلي ( با ارائه مدارك كافي ) انجام مي شود درصورتيكه بخشي از كالا يا مواد اوليه آن خارجي باشد ولي اصل كالا با مارك ايراني معرفي و تبليغ شود، كالا ايراني محسوب شده وهزينه ها بصورت ريالي دريافت ميگردد.
21. در صورتي كه كالاي توليدي در داخل تحت ليسانس يك شركت خارجي باشد هزينه غرفه بصورت 30% ارزي و 70% ريالي بر اساس متراژ غرفه محاسبه مي گردد.
22. كالاهايي كه كلاً در خارج توليد شده و با مارك خارجي معرفي مي گردد صرفنظر از نحوه ورود آنها به كشور و حتي در صورتيكه شركت عرضه كننده كالا ايراني باشد، خارجي محسوب شده و هزينه غرفه كلاً بصورت ارزي محاسبه مي شود.
23. در صورت عرضه كالاي خارجي مشابه داخلي آن بصورت نمونه در غرفه هاي داخلي كه صرفاً بمنظور مقايسه با توليد داخلي آن باشد ( با ارائه مدارك كافي مبني بر توليد داخل بودن آن كالا )، هزينه مشاركت بصورت ريالي محاسبه و دريافت خواهد شد. در اين حالت بايد مارك كالاي خارجي پوشانده شود.
24. در صورت نمايش كالاي مونتاژ شده خارجي با نام ايراني هزينه مشاركت بصورت ريالي محاسبه مي گردد . ليكن نمايش قطعات خارجي آن كالا بصورت منفصل بصورت ارزي محاسبه خواهد شد.
25. در صورت نمايش قطعات منفصل خارجي، كليه هزينه هاي مربوطه حداقل به ميزان 12 متر و حداكثر 20% كل فضا بصورت ارزي محاسبه و دريافت خواهد شد.
26. در صورتي كه جهت معرفي كالا يا نوع فعاليت شركت نياز به استفاده از يك دستگاه خاص خارجي صرفاً بعنوان ابزار كار وجود داشته باشد چنانچه مارك دستگاه خارجي پوشانده شده و قابل رؤيت نباشد هزينه مشاركت ريالي محاسبه مي شود.
27. چنانچه بخشي از فضاي غرفه ارزي بعنوان دفتر يا محل پذيرايي(VIP) در نظر گرفته شود فضاي مذكور نيز بصورت ارزي محاسبه خواهد شد .
28. در صورتيكه اجاره غرفه صرفاً جهت معرفي خدمات پس از فروش كالاي خارجي توسط نمايندگان مجاز داخلي باشد مبناي محاسبه بصورت 20 % ارزي و 80% ريالي خواهد بود. بديهي است نمايش كالا و قطعات منفصل مربوطه در اينگونه غرفه ها ممنوع مي باشد.
29. در صورت معرفي خلاقيت هاي فني، هنرهاي دستي، نرم افزاري و اتوماسيون و به شرط عدم تبليغ شركتهاي خارجي )در قالب پوستر، برشور و يا كالا) ،هزينه مربوطه بصورت ريالي محاسبه خواهد شد.
30. در ايام برپايي نمايشگاه تمامي غرفه هاي داخلي از سوي هيأت بازرسي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران به منظور رعايت ضوابط ارزي و ريالي مورد بازديد قرار خواهد گرفت. در صورتيكه هيأت مذكور، استفاده از تبليغات كالاهاي خارجي و يا عرضه كالاهاي خارجي در غرف داخلي را گزارش نمايد، شركت مربوطه اكيداً موظف به پرداخت ما به التفاوت ارزي غرفه خود بر اساس گزارش هيأت فوق الذكر و تا قبل از پايان نمايشگاه مي باشد.
31. باتوجه به اينكه ضوابط مشاركت ارزي و ريالي شركت كنندگان محترم در اين مقررات به تفصيل ذكر شده است، عدم رعايت آنها قابل توجيه نبوده و ذكر آگاهي نداشتن از اين موضوع قابل پذيرش نمي باشد.

بخش چهارم - امور فني و ساخت و ساز غرفه ها

32. حداقل متراژ غرفه هاي پيش ساخته با تجهيزات 12 مترمربع مي باشد.
33. غرفه هاي پيش ساخته ،با تجهيزات متعارف در اختيار شركت كنندگان قرار مي گيرد. تجهيزات متعارف شامل پانل بندي اطراف، موكت كف، پيشاني نويسي، يك عدد پريز برق، روشنايي )3عدد لامپ 100 وات)، 1 عدد ميز و 2 عدد صندلي به ازاء هر 12 مترمربع ميباشد.
34. حداقل متراژ فضاي بدون ساخت غرفه 24 متر مربع مي باشد.
35. حداقل متراژ فضاي باز 30 متر مربع مي باشد.
36. شركت كنندگاني كه فضاي بدون غرفه سازي درخواست نموده و رأساً اقدام به ساخت و تجهيز غرفه خود مي نمايند بايد شركت پيمانكار غرفه سازي خود را حداكثر 20 روز قبل از نمايشگاه كتباً به برگزار كننده معرفي نمايند. بدون معرفي كتبي غرفه ساز، امكان همكاريهاي بعدي از سوي برگزاركننده با وي مقدور نخواهد بود.
37. شركت كنندگان محترم مي بايد تمامي ضوابط و دستورالعمل هاي فني مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پيمانكار خود گوشزد نمايند. بديهي است با توجه به اينكه برگزاركننده هيچگونه ارتباط حقوقي با پيمانكاران غرفه ساز ندارد، لذا در صورت وارد شدن خسارت به تأسيسات و تجهيزات سالن از سوي پيمانكار غرفه سازي يا رعايت نكردن ضوابط و مقررات جاري توسط وي، شركت كننده اصلي مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود.
38. لطفاً ً‌پس از تحويل گرفتن مكان غرفه خود، جهت استفاده از انشعاب برق و آب و يا هرگونه ملزومات ديگر مراتب را حتماً با مدير سالن هماهنگ نموده و از استفاده از تابلوي برق سالن، كابلها، لوله هاي آب، شير آتش نشاني و ساير امكانات سالن بدون هماهنگي با مدير سالن خودداري فرماييد. بديهي است در صورت ورود خسارت به تجهيزات فوق توسط شركت كننده يا پيمانكار ساخت و ساز غرفه، جبران خسارت مربوطه بر عهده شركت كننده خواهد بود.
39. در صورتيكه ساخت و ساز غرفه توسط شركت كننده يا پيمانكار وي انجام مي پذيرد و چنانچه ارتفاع غرفه بالاتر از غرفه هاي مجاور باشد، ضروري است كه قسمتهاي پشت سازه ها به ويژه نئوپان، چوب و شبكه هاي آهني ، رنگ آميزي و يا با دكور مناسب پوشانيده شود تا موجب بد منظره شدن غرفه هاي مجاور نگردد. ضمناً بر روي قسمتهاي پشت كار كه مشرف به حريم غرفه هاي مجاور مي باشد نوشتن تبليغات يا نام شركت مجاز نخواهد بود.
40. شركت كنندگاني كه رأساً مبادرت به ساخت غرفه مي نمايند ، بايد دو سري كامل از نقشه ساخت و ساز غرفه را به همراه نقشه انشعاب برق حداكثر تا 30 روز قبل از افتتاح نمايشگاه به برگزار كننده تحويل نمايند. در صورت عدم تطبيق نقشه با ضوابط فني نمايشگاه و امكانات و تأسيسات سالنها، تغييراتي در نقشه اعمال خواهد شد كه شركت كننده موظف به رعايت آنها مي باشد.
41. براي غرفه هاي موضوع بند فوق انشعاب برق فقط تا محل نزديكترين پست برق سالن تأمين ميشود، لذا ضروري است اينگونه شركت كنندگان نسبت به تهيه كابل برق به متراژ لازم، تابلو برق، فيوز و ديگر ملزومات مورد نياز خود اقدام نمايند.
42. به غرفه هاي بدون پيش ساخته تنها زمين غرفه تعلق خواهد گرفت و تأمين تمامي وسايل ساخت و دكوراسيون و نيز تجهيزات داخل غرفه بر عهده شركت كننده خواهد بود.
43. صاحبان غرف خودساز می باید فرم درخواست انشعاب برق را از برگزار کننده دریافت و پس از تکمیل ، آنرا به واحد طراحی و غرفه آرایی تحویل نمایند ، همچنین در صورت نياز به برق 3 فاز و يا خط تلفن، مراتب بايد حداقل 30 روز قبل از افتتاح كتباً به برگزار كننده اعلام گردد.
44. در صورت نمايش ماشين آلات و دستگاههاي سنگين، حجيم و يا مرتفع و نيز ماشين آلات با مصرف برق بيش از 5 كيلووات ، مراتب بايد 30 روز قبل از افتتاح به اطلاع و تأييد برگزار كننده برسد.
45. در صورت احداث غرفه در 2 طبقه، هزينه كل متراژ طبقه دوم بر مبناي 50% هزينه معمول اجاره بهاء غرفه محاسبه و اخذ خواهد شد.
46. در صورتي كه ساخت غرفه در دو طبقه انجام مي پذيرد، شركت كننده مكلف است خداقل 20 روز قبل موضوع را بصورت مكتوب با ذكر ارتفاع و نوع كاربري طبقه دوم به برگزاركننده اعلام نموده و پس از تأييد برگزاركننده طرح خود را اجرا نمايد. در غير اينصورت چنانچه به هنگام اجراي طرح و ساخت غرفه با مشكلي مواجه شود مسئوليتي متوجه برگزار كننده نخواهد بود.
47. ورود هرگونه تجهيزات غرفه سازي به داخل نمايشگاه مستلزم اخذ مجوز از واحد طراحي و غرفه آرايي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران مي باشد. بدين منظور شركت كنندگان محترم يا پيمانكار غرفه ساز مربوطه مي بايد ضمن ارائه چك تضمين تخليه به برگزاركننده ، فرم ورود كالا را دريافت و پس از تكميل به واحد فوق الذكر تحويل نمايند.
48. استفاده از مصالح ساختماني و پانل گچي پيش ساخته جهت دكور غرفه ممنوع بوده و شركت كنندگان تنها مي توانند از مصالح و سازه هاي سبك مثل چوب، نئوپان، آلومينيوم و از اين قبيل استفاده نمايند.
49. با توجه به اينكه امكانات آبرساني در همه نقاط سالنهاي نمايشگاهي وجود ندارد لذا در صورت نياز به انشعاب آب جهت نمايش يك دستگاه خاص، مراتب بايد حداقل 45 روز قبل از افتتاح به اطلاع برگزار كننده رسانيده شود.
50. در صورت ورود هرگونه خسارت به غرفه ها و يا وسايل و تجهيزات آنها شركت كننده موظف به جبران خسارت و پرداخت هزينه مربوطه براساس اعلام برگزاركننده مي باشد.

بخش پنجم - ضوابط انصراف از مشاركت و يا كاهش فضاي رزرو شده

51. كاهش متراژ و يا انصراف از مشاركت مي بايد حداقل تا 45 روز قبل از افتتاح نمايشگاه رسماً و بصورت مكتوب به برگزاركننده اعلام گردد . در اينصورت پس از كسر 25% از مبالغ واريزي، برگزاركننده نسبت به استرداد 75% مابقي اقدام خواهد نمود.
52. در فاصله زماني كمتر از 45 روز تا زمان افتتاح، به هيچوجه درخواست انصراف پذيرفته نخواهد بود و در صورت عدم استفاده از غرفه تخصيص يافته در نمايشگاه هيچگونه وجهي مسترد نشده و برگزاركننده مجاز ميباشد غرفه مربوطه را در صورت عدم استفاده متقاضي اوليه به سايرين واگذار نمايد . لذا از شركت كنندگان محترم تقاضا دارد قبل از ثبت نام تمامي جوانب و شرايط كاري خود را به درستي سنجيده و پس از حصول اطمينان از امكانات و مقدورات خود نسبت به مشاركت در نمايشگاه اقدام نمايند تا از بروز مسائلي كه بر روند اجرايي نمايشگاه بويژه در روزهاي نزديك به افتتاح آن، تأثير منفي باقي مي گذارد جلوگيري شود.
53. شركت كنندگاني كه در فاصله زماني كمتر از 45 روز به افتتاح نمايشگاه ثبت نام نموده اند نيز در صورت انصراف مشمول بند فوق خواهند بود.

بخش ششم- واگذاري و چيدمان غرفه ها

54. تعيين محل غرفه ها و نحوه واگذاري آنها تماماً بر عهده برگزاركننده بوده و متقاضي نمي تواند مكان خاصي را انتخاب نموده و يا از قبول مكان تخصيص يافته امتناع ورزد . حتي بعد از دريافت نقشه محل غرفه و رويت آن توسط شركت كننده، اين احتمال وجود دارد كه برگزار كننده به هنگام تحويل غرفه، بنا به دلايل گوناگون ناگزير از جابجايي و تغيير مكان غرفه تخصيص يافته باشد . در اينصورت برگزار كننده تلاش خواهد نمود تا غرفه جديد واگذار شده حتي المقدور با همان ابعاد قبلي به متقاضي تحويل گردد.
55. مطابق روال معمول نمايشگاهها، برگزار كننده موظف است نقشه محل استقرار غرفه شركت كنندگان را تا يكماه قبل از افتتاح نمايشگاه به ايشان ارائه نمايد، ليكن در صورتي كه امكان تعيين مكان غرفه قبل از موعد ذكر شده وجود داشته باشد، برگزار كننده با رعايت ضوابط بند 52 ، اين همكاري را با متقاضي به عمل آورده و حتي در صورت امكان، متقاضي ميتواند در انتخاب مكان غرفه خود اعمال نظر نمايد.
56. قرار گرفتن ستون در بعضي از غرفه ها اجتناب ناپذير است. بديهي است تلاش خواهد شد كه تا حد امكان در غرفه هاي كمتري ستون قرارگيرد، ليكن در هرصورت و با توجه به مختصات هر سالن، در تعدادي از غرفه ها ستون نيز قرار خواهد گرفت. لذا شركت كنندگان مي بايد با در نظر داشتن اين مسئله نسبت به طراحي غرفه خود اقدام نموده و به هنگام دريافت نقشه محل غرفه خود، اين موضوع را از ستاد برگزاري نمايشگاه سؤال نمايند.
57. برابر دستورالعمل صادره از سوي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران، سالنهاي تحت پوشش از 3 روز قبل از افتتاح در اختيار برگزار كننده قرار ميگيرد . لذا شركت كنندگان محترم بويژه كساني كه راساً نسبت به ساخت غرفه اقدام مي كنند موظفند تداركات لازم و ساخت و سازهاي اوليه غرفه خود را از قبل مهيا نمايند تا در فاصله كوتاه موجود امكان آماده سازي مناسب غرفه فراهم باشد.
58. غرفه هاي پيش ساخته كه توسط برگزار كننده احداث ميشود، يك روز قبل از نمايشگاه به غرفه داران تحويل داده خواهد شد.
59. كليه شركت كنندگان مكلفند تا ساعت 18 روز قبل از افتتاح نسبت به آماده سازي غرفه و چيدن كالاها و تخليه اقلام اضافي غرفه خود اقدام نمايند، در غير اينصورت و چنانچه اداره حراست نمايشگاه اقدام به بستن سالنها نمايد هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزار كننده نبوده و شركت كننده متأخر موظف است به محض اعلان مسئولين حراست، باقيمانده وسايل غرفه سازي خود را از سالن تخليه و سريعاً نسبت به نظافت غرفه خود و اطراف آن و خروج از سالن اقدام نمايد.
60. در صورت عدم اتمام به موقع عمليات غرفه سازي از سوي شركتهايي كه رأساً ‌اقدام به ساخت غرفه خود مي نمايند و با توجه به اينكه اين تأخير موجب بروز مشكلات متعدد در امر برپايي نمايشگاه شده و چهره نمايشگاه را مخدوش مي نمايد، برگزار كننده مي تواند در اين خصوص نسبت به عملكرد شركت كننده ادعاي خسارت نمايد.
61. شركت كنندگان مجاز به واگذاري غرفه خود به ديگران و يا شراكت با ساير واحدها نمي باشند.
62. شركت كنندگان اكيداً موظف به رعايت حريم غرفه خود مي باشند. قراردادن كالاها يا دستگاهها خارج از حريم قانوني غرفه و تجاوز به فضاي راهروها، حتي فضاهاي خالي و غيرقابل استفاده، مشمول جريمه و در صورت عدم توجه منجر به تعطيلي غرفه خواهد شد.
63. غرفه داران ملزم به حضور دائمي و فعال در محل غرفه در ساعات برپايي نمايشگاه و پاسخگويي به مراجعين مي باشند.
64. برابر مقررات جاري، نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزاركننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود، ضمناً نظافت و پاكسازي محوطه نيز بر عهده برگزاركننده مي باشد.
65. در صورت تقاضاي وسايل يا تجهيزات اضافي جهت غرفه ها هزينه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد.
66. حتما" پس از تحويل غرفه خود ، متراژ آنرا اندازه گيري نماييد ، هرگونه ادعا در خصوص متراژ غرفه واگذار شده تنها در2 روز اول نمايشگاه قابل طرح و بررسي بوده و پس از آن مردود مي باشد.
67. چنانچه بدليل حجم يا ابعاد خاص كالا، ماشين آلات يا وسايل داخل غرفه، هرگونه افزايشي از سوي شركت كننده در متراژ غرفه ايجاد شود جزو فضاي غرفه و بعنوان بدهي محسوب شده و قبل از خاتمه نمايشگاه مي بايد نسبت به پرداخت هزينه اضافه متراژ اقدام گردد.

بخش هفتم- حفاظت و امنيت غرفه ها

68. مسئوليت مراقبت و محافظت از غرفه و وسايل آن در ساعات برپايي نمايشگاه بر عهده شركت كننده مي باشد .پس از خاتمه كار نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب دربهاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا كليه مسئولين غرفه ها مكلفند هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد.
69. استفاده يا نگهداري مواد آتش زا و كارتنهاي خالي در داخل سالن به ويژه پشت پانلها ممنوع مي باشد.
70. شركت كنندگان به منظور پيشگيري از بروز خسارات موظف به بيمه نمودن كالاهاي خود نزد يكي از شركتهاي بيمه و ارائه بيمه نامه مربوطه به برگزاركننده مي باشند.
71. بيمه آتش سوزي براي كليه شركت كنندگان اجباري مي باشد كه توسط برگزار كننده نسبت به انجام آن براي تمامي شركت كنندگان اقدام شده و هزينه آن اخذ خواهد شد . ساير بيمه ها بصورت اختياري بوده و غرفه داران در صورت تمايل مي توانند نسبت به انجام بيمه هاي ديگر علاوه بر بيمه آتش سوزي اقدام نمايند.
72. مسئوليت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه كه حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، متوجه غرفه داران مي باشد.
73. در صورت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانيده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر بر عهده شركت كننده ميباشد.
74. درصورت نمايش اقلام ارزشمند و گرانقيمت كه سبك و كم حجم بوده و امكان به سرقت رفتن آنها وجود دارد، به غرفه داران محترم توصيه مي شود اينگونه اقلام را هر روزپس از پايان يافتن ساعت كار نمايشگاه با خود خارج نموده وروز بعد مجدداً به همراه بياورند.
75. با توجه به اينكه اكثر كالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند غرفه داران محترم مكلفند جهت دكوراسيون غرفه خود از جوشكاري، برشكاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن كه احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دكوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نمايند.

بخش هشتم- تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه

76. شركت كنندگان تا آخرين لحظه برپايي نمايشگاه در پايان روز آخر مجاز به ترك يا تخليه غرفه خود نمي باشند . تخليه غرفه ها از صبح روز بعد ازخاتمه نمايشگاه آغاز شده و مي بايد حداكثر ظرف 48 ساعت به پايان برسد.
77. پس از خاتمه نمايشگاه و از زماني كه سالنها جهت تخليه و خروج كالاها و تجهيزات غرفه بازگشايي ميشوند تمامي غرفه داران بايد به منظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا كالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتي در صورتيكه شركتي آمادگي خروج كالاهاي خود را بلافاصله پس از باز شدن سالن ندارد، ضروري است فردي را به منظور مراقبت از كالاهاي خود در داخل غرفه بگمارد. لذا پس از بازگشايي سالنها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري كالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان كالا خواهد بود.
78. در صورت عدم تخليه به موقع غرفه، برگزاركننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب كالا اخذ خواهد شد. ضمن آنكه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارده بر عهده صاحب كالا مي باشد.
79. چنانچه هزينه هاي مشاركت شركت كنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، هزينه درج مشخصات در كتاب نمايشگاه، اجاره تجهيزات اضافه، هزينه برق اضافي، مابه التفاوت ارزي و ... بطور كامل پرداخت نشده باشد غرفه داران مجاز به تخليه غرفه و خروج كالاهاي خود نبوده و حق هرگونه پيگيري قانوني براي برگزاركننده محفوظ خواهد بود.
80. شركت كنندگاني كه رأساً نسبت به دكوراسيون غرفه خود اقدام مي كنند بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دكوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند.

بخش نهم- ضوابط صدور كارت شناسايي و كارت پاركينگ

81. براي مسئولين هر غرفه از سوي برگزاركننده كارت شناسايي صادر خواهد شد؛ شركت كنندگان موظفند در تمام مدت حضور در نمايشگاه كارت شناسايي مربوطه را سينه الصاق نمايند، بدين منظور شركت كنندگان محترم بايد بر اساس اعلام برگزار كننده نسبت به تكميل فرم كارت شناسايي و تحويل آن به مديريت نمايشگاه اقدام نمايند.
براي هر شركت بر اساس جدول زير كارت شناسايي صادر خواهد شد:

82. ورود وسايل نقليه در ايام برپايي نمايشگاه به داخل محوطه نمايشگاه مطلقاً ممنوع بوده و شركت كنندگان مي توانند از پاركينگ هاي مجاور محل نمايشگاه استفاده نمايند. برگزاركننده بر اساس جدول زير نسبت به صدور كارت پاركينگ اقدام خواهد كرد :

بخش دهم- نحوه انجام تبليغات محيطي در زمان برپايي نمايشگاه

83. انجام هرگونه تبليغات محيطي در ايام برپايي نمايشگاه منوط به كسب مجوز از روابط عمومي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران و پرداخت هزينه مربوطه مي باشد، در صورت عدم رعايت اين موضوع اقلام تبليغاتي جمع آوري خواهد شد.
84. شركت كنندگان فقط مي توانند اقلام تبليغي خود را درون حريم غرفه خود نصب نمايند و استفاده از فضاي راهرو يا غرفه هاي مجاور بدين منظور ممنوع مي باشد.
85. نصب يا آويختن هرگونه بنر، پارچه نويسي، پوستر يا اقلام مشابه آنها از سقف سالن ممنوع مي باشد و در صورت عدم توجه مشمول جريمه شده ومبلغ جريمه توسط مسئولين مربوطه در شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران تعيين و پس از ابلاغ به شركت كننده، پرداخت آن الزامي خواهد بود.
86. جهت اجراي تبليغات ذكر شده در بند فوق، شركت كنندگان مي توانند، اقلام تبليغي خود را از روي ديواره يا سقف غرفه و حداكثر تا ارتفاع 160 سانتي متر بالاتر از غرفه خود نصب نمايند.
87. استفاده از وسايل صوتي-- تصويري به منظور تبليغ كالاها پس از اخذ مجوز از برگزاركننده و به شرط عدم ايجاد مزاحمت براي ساير غرفه داران مجاز خواهد بود.
88. درصورت تمايل به فيلمبرداري يا عكسبرداري از غرفه ها قبلا" بايد با برگزار كننده هماهنگيهاي لازم بعمل آيد.
89. اقلام تبليغي و چاپي براي كالاها و محصولات خارجي از جمله بروشور، كاتالوگ، عكس، پوستر، نوار ويدئويي و غيره كه در نظر است در محل غرفه توزيع شده يا در معرض نمايش قرار گيرد بايد منطبق با معيارهاي اسلامي بوده و حداقل 20 روز قبل از افتتاح به ستاد نمايشگاه ارائه و به تأييد برگزاركننده برسد.
90. در صورت تمايل به تهيه و چاپ آگهي در كتاب ويژه نمايشگاه ) جدا از مشخصات و نوع فعاليت شركت كه در فرم ثبت نام قيد شده( هزينه جداگانه دريافت خواهد شد؛ بدين منظور برگزاركننده، مجري تهيه و چاپ كتاب نمايشگاه را به واحد متقاضي معرفي خواهد نمود.

بخش يازدهم- ساير موارد

91. شركت كنندگاني كه جهت استفاده از اينترنت نياز به پهناي باند مستقل داشته باشند مي توانند درخواست خود را كتباً و با ذكر ميزان پهناي باند مورد نياز، به برگزاركننده اعلام نمايند تا فرم مربوطه در اختيار ايشان قرار گيرد. تأمين اين خدمات توسط شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران صورت مي پذيرد و تنها در صورت وجود امكانات لازم در سالن تحت پوشش، ارائه خواهد شد. در اين صورت هزينه مترتب بر اين امر توسط متقاضي به صورت مجزا به شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران پرداخت ميگردد.
92. تاسيسات و امكانات فيزيكي محل برگزاري نمايشگاه مانند سيستم گرمايش و سرمايش سالن، سرويس هاي بهداشتي، پاركينگ، رستوران، آب آشاميدني، كيفيت ساختمان و بناي سالنهاي تحت پوشش و امثال آنها همگي تحت تملك و نظارت شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران مي باشد. برگزاركننده هيچگونه دخالتي در كيفيت و شرايط موارد ذكر شده ندارد و صرفاً نسبت به اعلام نواقص موجود به شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران اقدام مي نمايد.
93. شركت كنندگان موظف به رعايت نكاتي هستند كه در مكاتبات بعمل آمده از سوي برگزاركننده مطرح مي شود و مسئوليت عواقب ناشي از عدم توجه به مكاتبات و تماسهاي بعمل آمده از سوي برگزاركننده برعهده شركت كننده مي باشد.
94. هرگونه توافقي ميان شركت كننده و برگزاركننده تنها در صورتي معتبر است كه مكتوب و امضا شده باشد.
95. ورود و تخليه كالاها همراه با جرثقيل تا جلوي درب سالنها و يا در محوطه باز بلامانع ميباشد ولي پس از اتمام ايام نمايشگاه ، جابجايي و خروج كالاها از سالنها و محوطه باز ( جهت حفظ ايمني كالاهاي ساير مشاركت كنندگان و محيط نمايشگاه ) صرفا"توسط پيمانكار مستقر در محل نمايشگاه انجام خواهد شد.
96. هرگونه ادعا يا شكايت از سوي شركت كنندگان عليه برگزاركننده تنها تا يكماه پس از پايان نمايشگاه معتبر بوده و پس از آن پرونده مربوط به نمايشگاه مختومه مي باشد . ضمناً هرگونه شكايتي قبل از ارائه به ساير مراجع ذيربط بايد به برگزاركننده ارجاع شود ودرصورت عدم حصول توافق، شركت كننده مي تواند به شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران بعنوان حكم مراجعه نمايد.
97. در صورت بروز وقايع پيش بيني نشده (فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سيل، طوفان، هرج ومرج، آتش سوزي، ، فوت مقامات ارشد مملكتي، تغيير قوانين جاري و ... كه منجر به لغو يا تغيير زمان نمايشگاه شود هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزاركننده نبوده و وجوه واريزي پس از كسر هزينه هاي انجام شده توسط برگزاركننده مسترد خواهد شد.
98. چنانچه تحت شرايط اضطراري شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران اقدام به تغيير زمان يا مكان برپايي نمايشگاه نمايد مسئوليتي متوجه برگزاركننده نبوده وبرگزاري نمايشگاه تابع شرايط جديد خواهد بود.
99. در صورتيكه تعداد شركت كنندگان به هر دليل به حد نصاب لازم نرسد به گونه اي كه مانع از تشكيل و برگزاري نمايشگاه گردد، برگزاركننده ناگزير از لغو نمايشگاه خواهد بود و در اين صورت فقط هزينه هايي كه به برگزاركننده پرداخت شده مسترد خواهد گشت.
100. كليه وجوه قانوني كه شركت كنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوي برگزاركننده بصورت رسمي اعلام مي شود؛ لذا هرگونه وجهي كه بصورت غير متعارف از سوي افراد حاضر در محل برگزاري نمايشگاه تحت عنوان كارگر، نگهبان، باربر، نظافتچي و يا هر نام ديگري در ازاء انجام كاري از شركت كنندگان مطالبه شود ارتباطي با برگزاركننده نداشته و مورد تأييد نمي باشد.
101. برگزاركننده در خصوص قوانين وضع شده از سوي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران و همچنين قيمتها و تعرفه مجوزها يا خدمات مختلف كه توسط ادارات و واحدهاي مختلف آن شركت نظير اداره امور نمايشگاهي، ساختمان و تاسيسات، طراحي و غرفه آرايي، روابط عمومي، حراست و انتظامات و ساير ادارات تابعه اعمال مي گردد، دخالتي نداشته و خود نيز مانند شركت كنندگان تابع قوانين مذكور مي باشد. لذا كيفيت قوانين و نيز نحوه عملكرد مجريان آنها درتعامل با شركت كنندگان، هيچگونه ارتباطي با برگزاركننده ندارد.
102. در صورتيكه بدليل تخلف از مقررات، برگزاركننده ناچار به تعطيل نمودن غرفه اي باشد، هيچيك از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمي تواند ادعايي در اين خصوص مطرح نمايد.
103. رعايت ضوابط و شئون اسلامي براي تمامي شركت كنندگان و غرفه داران محترم الزامي مي باشد.

اين مقررات براساس ضوابط و مقررات جاري در نمايشگاههاي بين المللي و مطابق كنوانسيون اتحاديه جهاني نمايشگاهها تدوين شده و در تمام نمايشگاههاي معتبر دنيا اجرا مي شود. عدم توجه به آنها برگزاركننده را در پيگيري قانوني عليه متخلفين مخير مي سازد.